چند توصيه براي آموزش مديريت :
اولين اولويت در آموزش ، كميته راهبري كيفيت است . آموزش اين گروه بايد اولين كار نماينده مديريت يا مشاوراستخدامي باشد ، زيرا آنها مسئوول اجراي كل سيستم كيفيت هستند و مديريت بايد به سرعت شناخت كاملي از جزئيات استانداردها بدست آورد . آنها بايد از تلاش اجراي درون سازمان مربوط به خود پشتيباني نموده ، آماده پاسخگويي به پرسش هاي كاركنان خود باشند . آگاهي و دانش مشروح آنها مؤثرترين ابزار براي نشان دادن تلاش سازمانهاي تحت مسئووليت آنها در حمايت از فرايند دريافت گواهي مي باشد .
نخست بايد يك ديدگاه كلي از كل استانداردها به كميته راهبري كيفيت داده شود . لازم است آنها دركي كلي و عميق از استانداردها و روند دريافت گواهينامه داشته باشند . آموزش آنها بايد به روشني بيانگر نقش رهبرگونه و مسئووليت آنها در اداره سيستم كيفيت باشد .
بايد به كميته راهبري كيفيت جزئيات ISO 9000 را نيز آموزش داد . بدين منظور ، در جلسات آموزش مرور دقيق و جزء به جزء هر عنصر از استاندارد بايد انجام شود ، و بار ديگر هر مدير بايد بتواند براحتي نظرات و سئوالات خود را بيان كند . بعلاوه كميته راهبري بايد در مورد هر عنصر ، نيازمنديها و ارزش تجاري آن ، به تفاهمي جامع برسد.
چند توصيه براي آموزش سطوح سرپرستي :
تمامي سرپرستان بايد آموزشي جامع ديده باشند تا بتوانند به پرسش هاي كاركنان پاسخ گويند . آنها بايد هدف زمانبدي و دلايل پيگيري دريافت گواهي را درك كنند . افرادي كه در پست هاي سرپرستي انجام وظيفه مي كنند ، بايد يك درك و شناخت كلي از استاندارد ISO 9000 و گواهينامه سيستم كيفيت داشته باشند .
افراد شاغل در پستهاي سرپرستي ، مسئوول آموزش نيروي كار مي باشند . هيچ روشي براي يادگيري مطالب ، بهتر از آمادگي براي آموزش آن به ديگران نيست . اين روش دو مزيت دارد : نخست در جهت گسترش درك و آگاهي سرپرستان گروه مي باشد . دوم به روشني نشان دهنده تعهد و حمايت آنها نسبت به بقيه نيروي كار است .
چند توصيه براي آموزش نيروي كار :
براي برآوردن نيازهاي آموزشي نيروي كار ، لازم است دوره اي برگزار كنيد و طي آن هدف دريافت گواهي و مفاهيم اساسي استانداردها را آموزش دهيد . آموزش بايد به پرسش هاي زير پاسخ گويد :
• ISO چيست ؟
• مجموعه استانداردهاي ISO 9000 چه هستند ؟
• نيازمنديهاي عمومي استانداردها كدامند ؟
• چرا بايد پيگير دريافت گواهي باشيم ؟
• دريافت گواهينامه چه مزايايي دارد ؟
• روند دريافت گواهينامه كدام است ؟
بعلاوه مهمترين نكته اين است كه ، اين آموزش مقدماتي بايد در شناخت و آگاهي هر فرد نسبت به تأثير اجراي استانداردها بر شغلش كمك كند.
كاركنان مي خواهند بدانند كه چه انتظاري از آنها وجود دارد و چه تغييراتي را مي توانند انتظار داشته باشند . هر كارمندي بايد بتواند در اين تغييرات لازم ، سود و منفعت شخصي بيابد . در غير اين صورت در برابر تغييرات مقاومت مي كند . نبايد انتظار داشته باشيد كه نگراني آنها را در يك دوره آموزشي كم كرده و حس ارزشمندي را براي دريافت گواهينامه بوجود آوريد . انجام چنين كاري نياز به اطلاع رساني و كمك مستمر دارد .
مجموعه استانداردهاي ISO 9000 ، نيازمنديهايي را براي يك سيستم كيفيت تعريف مي كند. بنابراين شگفت انگيز نيست كه اولين عنصر سيستم كيفيت استانداردهاي ISO 9001, 9002, 9003 به مسئووليت هاي مديريت بپردازند . برآوردن اين نيازمنديها بايد اولين دستور كاري كميته راهبري كيفيت باشد ، زيرا اين نيازمنديها زير ساخت فعاليت هاي اجرايي ساير نيازمنديها است .
تعيين خط مشي در قبال مسأله كيفيت :
تعيين خط مشي كيفيت شركت ، بايد اولين اولويت كميته راهبري كيفيت باشد ، مگر اينكه اين خط مشي از قبل وجود داشته باشد . اگر شركت از قبل خط مشي را داشته باشد ، بايد دوباره آنرا بازنگري نمايد تا از برآورده شدن نيازمندي ISO 9000 اطمينان يابد .
خط مشي كيفيت بايد وضعيت مديريت را به اطلاع برساند . اين خط مشي بايد شامل شناسايي مسئووليت و تعهد مديريت به كيفيت باشد . بيانيه خط مشي همچنين بايد به طور خلاصه و روان نوشته شود . انگيزه تهيه بيانيه خط مشي ، راهنمايي تمامي كاركنان است.
اشتباه ديگري كه شركت هاي بزرگ مرتكب مي شوند ، اتخاذ خط مشي هاي چند گانه است. علاوه بر خط مشي شركت ، مديريت هر قسمت از سازمان يا هر واحد ، نسبت به ايجاد بيانيه خط مشي براي سازمان خود ، احساس نياز مي كند . اگر چه ممكن است اينكار احساس تعلق خاطر به خط مشي را در سطوح پايين تر سازمان ايجاد كند ، اما در صورتي كه اين خط مشي ها به خوبي با يكديگر هماهنگ نشده باشند ، مي توانند باعث سردرگمي كاركنان شود .
در زير چند مثال از خط مشي هاي كيفيت ساده اما كارا ، از چند سازمان داراي گواهينامه ، ارائه مي گردد :
نمونه 1 : خط مشي ما توليد كالاهايي است كه انتظارات مشتريانمان را بطور كامل برآورده سازد . بدين منظور ، ما كيفيت را مسئووليت تك تك افراد مي دانيم و از همه كارمندان انتظار مي رود ، پيگير بهبود و مستمر ، در كيفيت و بهروري كالاها و خدمات ارائه شده ، باشند .
نمونه 2 : ما متعهد به رهبري كيفيت ، توسط بهبود مستمر در توليد و تحويل كالاهاي مورد نظر ، براي برآوردن خواسته ها يا فراتر رفتن از خواسته هاي ثابت مشتريان ، هستيم .
نمونه 3 : ما با در پيش گرفتن يك راهبرد پيشگيري ، بكارگيري روش هاي آماري و بهبود مستمر ، بعنوان شركتي كه بيشترين بها و ارزش را به مشتريانش در ارايه كالا و خدمات مي دهد ، شناخته خواهيم شد .
تعريف اهداف كيفيت :
علاوه بر بيانيه خط مشي ، هر سازمان بايد هدف هاي كيفيتي خاص خود را مستند نمايد . اگر چه اين اهداف ، گاهي در بيانيه خط مشي نيز ذكر شده اند . اما بايد آنها را بطور جداگانه مستند كرد . بيانيه خط مشي معمولاً بدون تغيير مي ماند ، اما در بيشتر موارد هدفهاي خاص ، سالانه تغيير مي كند . اگر هدفها جداگانه مستند شوند ، مي توان آنها را بدون تأثير بر بيانيه خط مشي ، به روز درآورد و به اطلاع همگان رساند .
اگر چه اهداف كيفيت ، از بيانيه خط مشي كيفيت جدا هستند ، اما بايد آنها را مستند كرد . دو روش براي مستد سازي مجزاي اهداف كيفيت ، از بيانيه خط مشي كيفيت وجود دارد. نخست ، فهرستي ويژه از اهداف در نظامنامه كيفيت گنجانده شود . مزيت چنين روشي اين است كه چون تمامي كاركنان بايد به نظامنامه كيفيت دسترسي داشته باشند ، بنابراين در هر لحظه به روشني خواهند دانست كه در كجا به دنبال هدف ها بگردند . اما عيب اين روش اين است كه نظامنامه كيفيت ، بايد با هر بار تغيير در هدف ها ، مورد تجديد نظر قرار گرفته ، دوباره توزيع شود . بجاي گنجاندن هدف ها در نظامنامه كيفيت ، روش ديگر اين است كه در نظامنامه كيفيت هدف هاي خاصي ، كه بايد بهبود و توسعه يابند، ذكر شود. اين بيانيه همچنين مشخص مي سازد كه چه كسي مسئوول توسعه هدف هاست .
مستند سازي تعهدات و كيفيت :
تعهدات كيفيت نيز بايد مستند شود . اين تعهدات همانند خط مشي كلي ، معمولاً با گذشت زمان ، تغيير زيادي نمي كند . بدين ترتيب مي توان آنها را به صورت يك بخش ، در خط مشي كيفيت گنجاند يا سند جداگانه اي براي آنها در نظر گرفت .
ابلاغ خط مشي كيفيت :
به منظور نشان دادن موافقت و تأييديه كل سازمان ، تمامي اسناد – خط مشي كيفيت ، اهداف كيفيت ، تعهدات كيفيت – بايد به امضاي مديريت ارشد زماني كه پيگير دريافت گواهينامه است ، رسانده شود . خط مشي ، اهداف و تعهدات بايد مستند شوند و كميته راهبري بايد مطمئن شود كه هر فرد در سازمان خط مشي را درك ، اجرا و نگهداري خواهد كرد . هر كارمند بايد وضعيت كيفيت شركت را درك كرده ، از آن آگاهي داشته باشد . كيمته راهبري بايد راهبرد و برنامه اي معين را ، براي اطمينان از درك و فهم همه جانبه خط مشي در پيش گيرد .
تعريف مسئووليت ها و اختيارات كيفيت :
كميته راهبري بايد به روشني مسئووليت كيفيت را از مديريت ارشد تا كليه سطوح سازمان ، تعريف كند . مسئووليت ، اختيار و روابط بين تمامي كاركناني كه اداره اجرا و تصديق فعاليت هاي مؤثر بر كيفيت را بر عهده دارند بايد تعريف گردد .
مخصوصاً اين تعريف بايد مسئووليت و اختيار فعاليت هاي زير را مشخص كند :
• شناسايي و پيشگيري از وقوع هر نوع عدم تطابق با استاندارد در يك فرآورده ، فرايند يا سيستم مديريت كيفيت
• شناسايي و مستند سازي مشكلات كيفيت
• يافتن و اجراي رهيافتها
• كنترل بر مواد نامنطبق
• تضمين استقلال رأي مميزين داخلي
• اجرا و تأييد اقدامات اصلاحي
چون اين فعاليت ها ، نشان دهنده روابط داخلي بوده و بيشتر شركت ها از قبل آنها را تعريف كرده اند ، نمودار سازماني ، روشي ساده براي تعريف مسئووليت ، ارائه مي كند . شما بايد علاوه بر نمودار سازماني ، فهرستي از مسئووليت ها و اختيار هر قسمت را در نمودار سازماني تهيه كنيد . پس از تهيه اين فهرست ، بايد از عناوين سازماني عمومي و طبقه بندي مشاغل استفاده كنيد ، نه از فهرست شغل بخصوص يا از نام افراد . بدين صورت ، مي توانيد نگهداري و بازنگري اين سندها را به حداقل برسانيد . استانداردها حقيقتاً لازم مي دانند كه مسئووليت ها ، تعريف و مدون شوند . اين كه به چه كسي ، چه مسئووليت هايي بدهيد ، تصيم با شماست .
مسئووليت ها و اختيارات كيفيت :
مدير كارخانه : مسئووليت و اختيار كل كارخانه و كيفيت كالاهاي توليدي و خدمات ارائه شده را به عهده دارد . اين امر شامل مسئووليت هاي بخصوص زير است :
• نظارت براجراي خط مشي كيفيت و تعهدات نسبت به آن
• تعيين هدفهاي كيفيت
• تأمين منابع براي نيل به اهداف
• انتصاب نماينده مديريت ، براي اطمينان از تطابق سيستم كيفيت با ISO 9002
مدير تضمين كيفيت : نماينده اي با اختيارات معين ، از طرف مدير كارخانه است و مسئوليت تضمين اجرا و حفظ و نگهداري نيازمنديهاي نظامنامه كيفيت را به عهده دارد . مسئوليت هاي ويژه او شامل موارد زير است :
• نماينده مديريت در استانداردهاي ISO 9000
• رابط بين كارخانه و مشتري براي رسيدگي به شكايات
• تضمين اقدامات اصلاحي مؤثر ، براي رفع تطابق ها
• عضو و رابط كميته راهبري كيفيت
• نظارت و گزارش عمليات اجرائي كيفيت
مدير منابع انساني : نماينده اي با اختيارات معين ، از طرف مدير كارخانه است و وظيفه او ايجاد فضاي مثبت در روابط بين كاركنان كارخانه است . مسئووليت هاي ويژه او عبارتند از :
• عضو كميته راهبري كيفيت
• استخدام افراد واجد شرايط براي آوردن نيازهاي كارخانه
• سازمان دهي ، مستند سازي و نگهداري برنامه هاي آموزشي كارخانه
مدير توليد : نماينده اي با اختيارات معين ، از طرف مدير كارخانه است و مسئووليت كلي امور توليد را به عهده دارد . مسئووليت هاي ويژه او عبارتند از :
• عضو كميته راهبري كيفيت
• مديريت اجراي خط مشي كيفيت در توليد
• همكاري با مدير كارخانه در توسعه اهداف كيفيت
• تأمين منابع توليد ، براي نيل به هدفها
مدير فني : نماينده اي با اختيارات معين ، از طرف مدير كارخانه است و مسئووليت كارهاي فني را عهداه دار مي باشد مسئووليت هاي ويژه او در تضمين كيفيت عبارتند از :
• نماينده كميته راهبري كيفيت
• همكاري با مدير كارخانه ، در توسعه اهداف كيفيت
• مديريت اجراي خط مشي كيفيت درامورفني
• تأمين منابع فني ، براي نيل به هدفها
مدير خدمات بازرگاني : نماينده اي با اختيارات معين از طرف مدير توليد است و مسئووليت پشتيباني از خدمات بازرگاني كارخانه ( مانند ثبت سفارش مشتري ، خريد ، حمل و نقل و دريافت كالا ) را عهده دار است . مسئووليت هاي ويژه او عبارتند از :
• عضو كميته راهبري كيفيت
• نظارت بر عملكرد عرضه كننده مواد اوليه
• تصديق كيفيت مواد دريافتي
• نظارت بر عملكرد تحويل
• اداره امور خريد كارخانه
• اداره امور حمل و نقل و دريافت مواد
مدير واحد بازرگاني : نماينده اي با اختيارات معين ، از طرف مدير توليد است و مسئووليت كيفيت ، هزينه و تحويل كالاي توليد شده در محدوده آن را بعهده دارد . مسئوليت هاي ويژه او عبارتند از :
• عضو كميته راهبري كيفيت
• گزينش ، آموزش و توسعه نيروي انساني
• تضمين انجام فرايندها ، در حالتي كنترل شده
• تصديق و ترخيص محصولات با كيفيت
• شناسايي مشكلات و انجام اقدامات اصلاحي مورد نياز
• اجراي سيستم كيفيت در نواحي تعيين شده
• طرح ريزي توليد
• تضمين بهبود مستمر كيفيت كالا
• كنترل مواد نامنطبق
مدير مهندسي : نماينده اي با اختيارات معين ، از طرف مدير فني است و مسئووليت گسترش و توسعه محصولات جديد را به عهده دارد . مسئووليت هاي ويژه او عبارتند از :
• عضو كميته راهبري كيفيت
• اجراي روش هاي توليد با جريان پيوسته
• ايجاد تكنولوژي فرايند نوين ، به منظور پيشرفت تواناييهاي توليد
• مدير واحد كنترل سند
ايجاد فرايند مؤثر بازنگري مديريت :
سومين و شايد مهمترين قسمت از نيازمندي مسئووليت مديريت ، بازنگري مديريت است . همانطور كه درISO 9001 ، آمده است :
« سيستم كيفيت پذيرفته شده ، بايد در فواصل زماني معين ، توسط مديريت سازمان عرضه كننده ، مورد بازنگري قرار گيرد تا از مناسب بودن و كارايي پيوسته آن در برآوردن نيازمنديهاي ذكر شده در اين استاندارد ، اطمينان حاصل گردد »
بازنگري مديريت ، فعاليت پيوسته و دائمي كميته راهبري كيفيت است ، اما اين فرايند بايد از آغاز تلاش براي دريافت گواهي ايجاد و پالايش گردد . در خلال عمليات اجرا و آماده سازي شركت براي ارزيابي در برابر استاندارد ISO 9000 ، شركت بايد رويه هاي كاري نوين و اصلاح شده و فرايند هاي اجرايي را بوجود آورد . كميته راهبري كيفيت ، بايد رسماً كارايي اين تغييرات را توسط سيستم مميزي داخلي ، مورد بازنگري قرار دهد . سوابق اين بازنگريها ، بايد مستند و نگهداري شوند ، زيرا بطور قطع ، مؤسسه گواهي دهنده درباره آنها با شما گفتگو خواهند كرد . مؤسسه گواهي دهنده انتظار دارد كه تمامي جنبه هاي سيستم كيفيت ، دست كم يكبار پيش از ارزيابي رسمي ، بازنگري شده باشند .
انجام يك خود ارزيابي : اگر چه هر عنصر از سيستم كيفيت ، سرانجام بعنوان بخشي از فرآيند بازنگري مديريت ، رسماً ارزيابي مي شود ، اما يك خود ارزيابي اوليه ، براي مقايسه وضعيت موجود سيستم كيفيت با مجموعه استاندارد هاي ISO 9000 ، ضروري است . اين خودارزيابي ، اختلاف سطح و نواحي ضعف سيستم موجود را شناسايي مي كند. بر آن اساس ، سازمان مي تواند برنامه هايي را براي بهبودهاي مورد نياز ، طرح و اجرا نمايد .
تهيه يك برنامه كاري :
در طول مرحله آماده سازي ، كميته راهبري كيفيت بايد هر هفته جلسه اي ، براي تهيه برنامه كار اجرايي داشته باشند ، براي تهيه چنين طرحي ، مراحل زير بايد انجام شوند :
• مرور نيازمنديهاي ISO 9000
• تهيه و تبادل نظر در مورد پرسش هاي خود ارزيابي
• ارزيابي انطباق سازمان هاي مجزا
• بحث و تبادل نظر ، درباره كفايت سيستم هاي موجود
• ايجاد اقدامات ويژه مورد نياز
• تعيين مسئووليت ها
• كسب تعهدات
• مميزي اقدامات انجام شده به منظور اطمينان از كفايت آنها
برآوردن نيازمنديهاي مستند سازي سيستم كيفيت : راهبردهايي براي تدوين نظامنامه كيفيت ISO 9000
مرور اوليه مجموعه استانداردهاي ISO 9000 ، ايجاد يك نظامنامه كيفيت را بعنوان كاراترين ابزار براي توصيف و مستند سازي سيستم كيفيت ، و بعنوان مرجعي براي سراسر سازمان قوياً توصيه مي كند .
روش چند رديفه در مستند سازي سيستم كيفيت :
روش چند رديفي مستند سازي سيستم كيفيت ، در بسياري از سازمانها مؤثر است . رديف بالا در چنين روشي ، نظامنامه كيفيت شركت قرار دارد . اين نظامنامه سند خط مشي سازمان است كه كليّت سيستم كيفيت را توصيف مي كند .
نظامنامه بالاترين رديف ، همچنين شامل بازگشت هايي به روش اجرايي رديف پايين تر است . اين روش هاي اجرايي ممكن است در نظامنامه هاي بخشها مانند نظامنامه خريد و نظامنامه مهندسي آورده شوند . اين سطح از مستند سازي شامل توصيف دقيق مسئووليت و فرايند هاي عمومي است . بعلاوه اين رديف شامل بازگشت هايي به رديف چهارم مستند سازي ، شامل اطلاعاتي از قبيل دستورالعمل هاي دقيق و فرم ها مي باشد . اين رديف ، شامل مستند سازي چگونگي دستيابي به اطلاعات است .
راهبردهايي براي تهيه نظامنامه كيفيت :
براي تهيه نظامنامه كيفيت مي توان از روش هاي زير استفاده كرد :
• كپي كردن يك نظامنامه تأييد شده
• خريد يك نظامنامه كيفيت
• استخدام مشاور براي نوشتن نظامنامه
• تعيين افرادي از واحد تضمين كيفيت ، براي تدوين نظامنامه
• درخواست از مديران ، براي هدايت تلاش ها در جهت تهيه نظامنامه كيفيت .
مستند سازي سيستم كيفيت :
اصول راهنما در تمامي مجموعه استانداردهاي ISO 9000 عبارتند از :
• آنچه را كه انجام مي دهيد ، بيان كيند .
• آنچه را مي گوييد ، انجام دهيد .
• آنچه را كه انجام شده است ، ثبت كنيد.
مستند سازي يعني كليه عناصر ، نيازمنديها و شرايطي كه توسط مديريت كيفيت يك شركت ، برگزيده مي شود ، بايد به روشي منظم و نظام گرا به شكل خط مشي ها و رويه هاي نوشته شده ، مستند شوند .
1- تعريف فعاليتي كه مدل مي گردد و جاي دادن آن در جعبه اصلي فعاليت . اين جعبه اصلي كه اساس ايجاد جزئيات اضافي مربوط به فعاليت را تشكيل مي دهد .
2- مشخص كردن داده هاي ( مانند اشياء يا اطلاعات ) لازم براي انجام شدن فعاليت در جعبه اصلي . اين داده ها با پيكانهايي كه از سمت چپ به جعبه وارد مي شوند ، نمايش داده مي شوند .
3- مشخص كردن خروجيهاي مطلوب حاصل ( مانند اشياء ، سوابق ، اطلاعات ) از فعاليت در جعبه اصلي . اين خروجيها با پيكانهايي كه از سمت راست جعبه خارج مي شوند ، نمايش داده مي شوند .
4- تعريف نيازهاي مستند سازي اولين رديف ( مانند خط مشي ها ، نيازمنديها ) اين مستند سازي انتظارات مورد نظر از فعاليت را – كه خروجي هاي مطلوب نتيجه ورودي هاي تعريف شده است – تعريف مي كند . اين كنترل كلي مستند سازي با پيكاني كه از طرف بالا به جعبه وارد شده ، نمايش داده مي شود .
5- مشخص كردن توانايي هاي مطلوب ( مانند نيازهاي آموزشي ) كه براي اجراي مؤثر فعاليت ذكر شده در جعبه اي اصلي بايد وجود داشته باشند . نيازهاي آموزشي با پيكانهايي كه از انتها وارد جعبه مي شوند ، نمايش داده مي شود .
6- شكستن فعاليت جعبه اصلي ، به سه تا پنج فعاليت با جزئيات بيشتر . براي پرهيز از گير كردن تحليل فردي يا گروهي در باتلاق جزئيات ، اين جزئيات اضافي بايد به حداكثر 5 فعاليت محدود گردد . اگر گروه نتواند فعاليت اصلي را به دست كم سه هدف فعاليت با جزئيات بيشتر تقسيم كند ، احتمالاً نمودار به اندازه كافي جزئيات دارد . بنابراين ، اين مرحله سطح جزئيات را كنترل مي كند ، فرد يا گروه را به جستجوي عناصر به روشي خيلي ساختاري وامي دارد .
7- مشخص كردن كل ورودي ها و خروجيها براي نمودار با جزئيات بيشتر .
8- اتصال تمامي جعبه ها با پيكانهاي اضافي ورودي / خروجي كه نشان دهنده ارتباط ميان فعاليت ها باشد .
9- مشخص كردن كنترل مستندسازي ( مانند روش هاي اجرايي ، دستورالعمل هاي كاري و فرم ها ) كه براي اجراي هر فعاليت داخل جعبه ، لازم است . اين مستند سازي كه پشتيبان خط مشي ها و نيازمنديهاي نظامنامه كيفيت است ، با پيكانهايي كه از بالا وارد جعبه هاي فعاليت مي شوند ، نشان داده مي شوند .
10- مشخص كردن مهارتهاي ويژه و دانش مورد نياز ، براي انجام فعاليت . اين اطلاعات كه با پيكانهايي كه از پايين وارد جعبه مي شوند ، نمايش داده شده اند ، تعيين كننده آموزش لازم ، براي تضمين انجام فعاليت در حد نياز است .
11- ارزيابي اين كه آيا نمودار حاوي جزئيات كافي است ؟ اگر مستند ساز ي مشخص شده ، اطلاعات و كنترل هايي كافي را ، براي تضمين انجام فعاليت به روش مطلوب ارائه نمايد ، تحليل كامل است . اما در صورتيكه شكافهايي وجود داشته باشد و اطلاعات اضافي براي يك يا چند جعبه لازم باشد ، آن فعاليت ها بايد بيشتر تحليل گردند . در چنين مواردي ، جعبه هاي فعاليت ، جعبه هاي اصلي شده ، به سر جعبه يا بيشتر شكسته مي شوند و مراحل هفت تا يازده تكرار گردد.
فعاليت خريد در جعبه اصلي A0 قرار مي گيرد . كل ورودي به اين جعبه ، يك خريد است – مثل آنكه فردي تصميم گرفته است ماده يا خدماتي از خارج شركت خريداري گردد . كل خروجي ، يك ماده اوليه يا خدمات خريداري شده است كه نيازمندي هاي خريدار را برآورده مي كند . كل عوامل كنترل كننده ، نيازمنديهاي عالي ترين نظامنامه كيفيتي هستند به شرح زير مي باشند :
• انتخاب فروشنده ، بر اساس توانايي برآورده ساختن نيازمنديهاي مشخص .
• توصيف نيازمنديها
• تأييد اين كه ماده خريداري شده نيازمنديها را برآورده مي سازد .
اين نيازمنديها با پيكانهايي كه از بالا به جعبه خريد وارد مي شوند . گام بعدي شكستن جعبه خريد به فعاليت هاي معيين و مفصل تر است .
• A1 – تعيين نيازمنديها
• A2 – انتخاب فروشندگان
• A3 – قرار دادن سفارشها
• A4 – تصديق كيفيت