مدیریت زمان (بخش دوم)

زمان را مدیریت كنید!
شما تا چه اندازه برای وقت خود ارزش قائلید؟! آیا از برنامه زمانی مشخصی برای به انجام رساندن كارهای خود پیروی می كنید؟! یك عامل بسیار مهم در هر موفقیتی برنامه ریزی صحیح و پیروی از یك برنامه زمانی مشخص برای نیل به اهداف مطلوب می باشد.
شما تا چه اندازه برای وقت خود ارزش قائلید؟! آیا از برنامه زمانی مشخصی برای به انجام رساندن كارهای خود پیروی می كنید؟! یك عامل بسیار مهم در هر موفقیتی برنامه ریزی صحیح و پیروی از یك برنامه زمانی مشخص برای نیل به اهداف مطلوب می باشد. اكنون برای آنكه قادر باشید از وقت خود به نحو احسن استفاده كنید، راهكارهای زیر را در زندگی خود به كار بندید.
▪ همواره فعالیت ها و تكالیف روز بعد خود را از شب قبل برنامه ریزی كنید و كارهایی كه باید به انجام رسانید را روی كاغذ یادداشت نمایید.
▪ فهرست تكالیف و كارهای خود را اولویت بندی كرده و برای هر كدام از آنها ضرب الاجل اجرایی منظور كنید.
▪ همیشه كارهایی دشوار و پردغدغه تر را زودتر از بقیه و یا در هنگامی كه در بهترین شرایط جسمی و روحی می باشید انجام دهید. كارهای سبك تر را در هنگام خستگی نیز می توان به انجام رساند.
▪ امور با اهمیت اما ناخوشایند را به تعویق نیندازید. هیچ گاه كارها با به تعویق انداختن خوشایند تر نمی گردند.
▪ هرگاه شروع به انجام كاری كردید سعی كنید بدون وقفه آن را به پایان رسانید.
▪ مابین فعالیت ها برای خود وقت استراحت نیز در نظر بگیرید.
▪ مكالمات تلفنی خود را نیز از پیش برنامه ریزی كنید. سخنانی كه می خواهید بیان كنید و یا اطلاعاتی كه می خواهید كسب كنید را روی كاغذ یادداشت كنید.
▪ همواره خودانگیخته باشید و با پشتكار كارهای خود را به پایان رسانده و مقهور موانع نگردید.
▪ در هر زمان كه تصور كردید كاری كه در حال انجام آن می باشید، عبث، بی فایده و غیرسازنده می باشد به محض دریافت دست از آن بكشید.
▪ به خود و اولویت بندی كه صورت داده اید اعتماد و ایمان داشته باشید و در هر شرایطی به آنها پایبند باشید.
▪ این كه وقت خود را صرف چه اموری می كنید را دقیقاً مورد بررسی و نظارت قرار داده و در صورت لزوم یك سری تغییرات آگاهانه در رفتار خود پدید آورید.
▪ همواره در زندگی، فرد منظم و سازمان یافته ای باشید تا وقت خود را بیهوده صرف یافتن وسایل گم شده خود نكنید.
▪ برای وقت خود ارزش قائل باشید، زمان هیچ گاه به عقب باز نمی گردد.
▪ به خاطر داشته باشید استرس و خستگی معلول كارهایی كه به انجام رسانده اید نبوده، بلكه بیش تر از افسوس كارهایی كه می توانستید انجام دهید، اما انجامشان نداده اید نشأت می گیرند.
▪ به هیچ فردی اجازه ندهید وقت شما را تلف كرده و برای خود مصروف دارد. برای خود مرزبندی مشخصی تعیین كرده و بیاموزید كه در صورت لزوم با صراحت «نه» بگویید.
▪ از تمام لحظات زندگی خود به نحو احسن استفاده كرده و سعی كنید از آنها لذت ببرید.
▪ سعی كنید فرد خوشبینی باشید و همواره در انتظار رویدادهای خوشایند در زندگی خود باشید.
▪ برای زندگی خود اهداف مشخصی تعیین كرده و برای دستیابی به آنها تلاش كنید.
▪ هنگام نیاز، از فرد آگاهی راهنمایی بخواهید.
▪ «وقت كش ها» و یا هدر دهنده های وقت را به حداقل برسانید. آنها شامل این موارد می باشند: تلفن های طولانی، بی هدف و غیرضروری، بازدید كننده ها و میهمانان ناخوانده، پشت گوش اندازی ها، گفت وگوهای بی ثمر و یا نامشخص، دانش فنی ناكافی و یا اطلاعات ناقص هنگام انجام كار، فقدان اهداف و اولویت بندی ها و یا مبهم و گنگ بودن آنها، فقدان برنامه ریزی، خستگی و استرس، ناتوانی در «نه» گفتن، بی نظمی و نابسامانی های فردی، تماشای تلویزیون بیش از دو ساعت در روز.
مدیریت زمان در تجارت
وجود مدیریت زمان محور اساسی یک روز کاری است. درحالی‌که عملیات‌های بزرگ منابع مختلف، اعم از انسانی و غیره را در اختیار دارند، ما می‌توانیم متدهای مختلفی را برای شروع یک کار برنامه‌ریزی کنیم، ولی در یک تجارت کوچک که ما دارای منابع و کارکنان اندک می‌باشیم راهی جز این وجودندارد که افراد با بالابردن تمرکز خود به اداره‌ی کلیه امور از کارهای روزمره تا استراتژیک و مهم بپردازند.
اگر بخواهیم به یک مشکل مشترک در تمامی تجارت‌ها اشاره‌کنیم باید مساله‌ی مدیریت زمان به‌عنوان نخستین گزینه، موردتوجه قرارگیرد به زبان دیگر زمان در عین آن‌که می‌تواند بهترین یاور ما در تجارت باشد، به همان نسبت می‌تواند بزرگ‌ترین دشمن نیز محسوب‌گردد. وجود مدیریت زمان محور اساسی یک روز کاری است. درحالی‌که عملیات‌های بزرگ منابع مختلف، اعم از انسانی و غیره را در اختیار دارند، ما می‌توانیم متدهای مختلفی را برای شروع یک کار برنامه‌ریزی کنیم، ولی در یک تجارت کوچک که ما دارای منابع و کارکنان اندک می‌باشیم راهی جز این وجودندارد که افراد با بالابردن تمرکز خود به اداره‌ی کلیه امور از کارهای روزمره تا استراتژیک و مهم بپردازند. در این‌جا از شما دعوت می‌کنم تا به‌جای خواندن یک کتاب جدید برای رفع مشکلات زمان به ده نکته اساسی در مدیریت زمان توجه‌فرمایید:
۱) یک فهرست قانون‌مند و واضح از کارهای روزمره تنظیم نمایید. شما می‌توانید در اولین ساعات روز، یا شب قبل، یک لیست از کارهایی که درطول یک روز مایل به انجامش هستید تهیه نمایید و بر اساس یک سیستم مثلا الفبایی کارها را اولویت‌بندی کنید. مثلا شما می‌توانید حرف لاتین A را برای کارهای با اولویت بالا، و حرفB را برای کارهای روزمره، و حرف C را برای اموری که برای انجام آن‌ها نیازمند اتمام کارهای A و B می‌باشید انتخاب کنید. یعنی به زبان دیگر کارهایی که فورا باید به آن‌ها رسیدگی شود تحت‌عنوان A و کارهایی که کارهای ضروری بوده ولی انجام سریع آن‌ها لازم‌نیست، تحت‌عنوان کارهای B یادداشت شوند، و کارهای C برای کارهای با اولویت کم‌تر که لازم‌است بعد از اتمام کارهای ردیف A و B انجام‌شود در نظر بگیرید.
۲) به اولویت‌های A، B و C در انجام کارها توجه نمایید. توجه به این نکته ضروری‌است که نه تنها تنظیم کارها بر اساس اولویت‌های A و B و C لازم‌است بلکه عمل به وضعیت اولویت‌ها نیز مساله دیگری است که باید به آن توجه وافر داشت. عمل به این نکته باعث می‌گردد که شما در برنامه‌ریزی زمانی خود بیش‌تر به حقایق نزدیک‌باشید.
۳) هم‌گروه‌سازی فعالیت‌ها. با استفاده از این روش شما قادر خواهیدبود که با توجه به فعالیت‌های طبقه A ، B و یا C فعالیت‌های هم‌گون را با یکدیگر هم‌گروه نموده ودر یک زمان خاص به انجام آن‌ها بپردازید. مثلا شما می‌توانید فعالیت‌های تلفنی خود را اعم از این‌که مربوط به طبقه A یا B باشد، در یک ساعت مشخص انجام‌دهید تا لازم‌نباشد که از یک نوع فعالیت به فعالیت دیگر پریده و سپس به فعالیتی از نوع دیگر بازگردید، و همان‌طورکه گفته‌شد شما می‌توانید مثلا فعالیت‌های تلفنی را در یک ساعت خاص، جلسات را در ساعاتی دیگر، و قرارهای ملاقات برون سازمانی را در ساعاتی دیگر انجام دهید.
۴) درصورتی‌که بچه‌دار هستید بچه‌ها را جزیی از فعالیت‌های روزمره و تجارت خود در نظر بگیرید. به‌جای آن‌که به بچه‌ها به‌عنوان بمب‌هایی نگاه‌کنید که هرلحظه قادر به قطع‌کردن رشته‌ی کاری شما می‌باشند به شما توصیه می‌کنیم که برنامه‌های کاری خود را با درنظر گرفتن وجود آن‌ها نیز ادامه دهید. اگرچه بر اساس تجربه می‌دانم که این کار، کار آسانی نیست اما شما می‌توانید تجارت و بچه‌های خود را در آن واحد در یک روز سازمان‌دهی نمایید .
۵) بهره‌گیری از امتیازات تکنولوژی. تکنولوژی نوین، امروزه دارای قابلیت‌های بسیار زیادی می‌باشد که می‌تواند در برنامه‌ریزی زمان و استفاده بهینه از زمان به شما یاری‌رساند. از این قبیل می‌توان به یادآوری کننده‌های دیجیتالی و یا تایمرها نیز اشاره نمود. در رابطه با تایمرها مثلا شما می‌توانید آن‌ها را براساس دوره‌های ۱۵ دقیقه‌ای تقسیم‌نموده، تا هر ۱۵ دقیقه یک‌بار با چند سیگنال، گذشتن ۱۵ دقیقه از زمان را به شما اطلاع‌دهند و بهاین ترتیب شما بهتر به گذشت زمان توجه می‌کنید.
۶) براساس توانایی‌های خود عمل‌نمایید. آیا شما یک فرد سحرخیز هستید؟ اگر این‌چنین است سعی‌نمایید تا فعالیت‌های خلاق خود را مثل نوشتن بروشور یا برنامه‌ریزی‌های تجاری، صبح‌ها انجام‌دهید و سعی‌نمایید کارهایی را که نیاز کم‌تری به فکرکردن دارند را در زمان‌هایی که احساس خستگی بیش‌تری می‌نمایید انجام‌دهید. کارهایی همچون خواندن نامه‌های کارکنان و ارتباط صمیمی با زیردستان.
۷) از شکاف‌های زمانی استفاده‌ی بهینه نمایید. بسیار پیش می‌آید که شما قبل از شروع یک ملاقات و یا انجام کاری ۵ تا ۱۰ دقیقه زمان اضافی بیاورید شما در این زمان می‌توانید مثلا یک نامه تشکرآمیز به یکی از مشتریان خود بدهید که جزء لیست فعالیت‌های C شما بوده. شاید انجام این کار به نظر بی‌اهمیت جلوه‌نماید ولی دانستن این نکته ضروری‌است که حداقل یک کار از لیست شما بدین روش پاک‌شده‌است.
۸) از گوشه‌گیر بودن خجالت‌نکشید. تماس‌های تلفنی غیرضروری و غیرمنتظره و هم‌چنین ملاقات‌کنندگانی که قبلا وقت نگرفته‌اند، می‌توانند بهترین برنامه‌ریزی‌ها را نیز خراب کنند. پس اگر شما لازم می‌دانید که یک یا دو ساعت در روز را به کارهایی که به تمرکز بالا نیازدارند اختصاص‌بدهید، می‌توانید سیستم پاسخ‌گوی خودکار تلفن را فعال‌نموده و از پذیرش ملاقات‌کنندگان امتناع‌ورزید. زیرا همیشه وقت برای صحبت‌کردن و بودن در چنین ملاقات‌هایی هست.
۹) حتما از تنفس‌هایی به‌منظور Relaxation و شل‌سازی عضلات استفاده‌نمایید. از آن‌جایی که هر انسانی دارای نیازمندی‌هایمختلفی است و هیچ‌کس عملا نمی‌تواند مانند یک ماشین کارکند، پس بهتر است به‌جای کارکردن از سپیده‌دم تا غروب، یک‌سری تنفس‌های یک ساعته یا نیم ساعته در کار خود برنامه‌ریزی نماید تا باعث‌شود بتواند کار خود را با انرژی بیش‌تر و سرحال‌تر ادامه‌دهد.
۱۰) چگونه می‌توان از صحت برنامه‌ریزی زمانی خود مطلع‌شد؟ بعد از این‌که شما برنامه‌ریزی زمانی خود را انجام‌دادید، می‌توانید به سادگی متوجه‌شوید که آیا یک برنامه‌ریزی زمانی مناسب داشته‌اید یا خیر؟ و راه تشخیص آن به سادگی این می‌باشد که آیا در پایان روز وقت کافی برای استراحت و تفریح دارید یا خیر؟ اگر جواب شما مثبت است پس برنامه‌ریزی زمانی شما بسیار خوب بوده‌است و اگر نه، سعی‌نمایید تا کارها را طوری تنظیم نمایید که از یکدیگر فاصله زمانی کم‌تری داشته و زودتر پایان پذیرد.
مدیریت زمان در دانشگاه مجازی
براساس مدیریت زمان، توصیه در هر زمینه‌ای مبتنی بر اهداف صورت می‌پذیرد. به‌محض اینكه اهداف و اولویتها مشخص شدند، زمان مورد نیاز برای آنها تخصیص می‌یابد.
● مقدمه
دانشجویان مجازی اغلب نسبت به مدت زمان مورد نیاز برای به پایان رسانیدن آموزش درون شبكه‌ای (Online) آگاهی ندارند. در حقیقت بر خلاف دسترسی آسان به این نوع آموزش،‌ تحقیقات نشان می‌دهند كه طول مدت تحصیل آن دو برابر آموزش به شیوه سنتی است (پالوف و پرات، ۱۹۹۹؛ گیلبرت، ۲۰۰۱). در نتیجه مشاركت در فرایند یاددهی- یادگیری درون شبكه‌ای مستلزم تعهدی عملی نسبت به آن از طرف دانشجویان و مربیان است. مدیریت زمان باید همسو و سازگار با ماهیت برنامه درسی باشد. بعضاً از مربیان خواسته می‌شود تا به دانشجویان در مدیریت زمان طی فرایند یادگیری كمك كنند. از این رو وظیفه آنها این است كه اهمیت هر یك از سرفصلهای مطالب درسی را در جریان آموزش برای دانشجویان بیان كنند . مقاله حاضر به بررسی شیوه های بهبود مدیریت زمان در دانشگاه مجازی می‌پردازد .

● مبانی مدیریت زمان
براساس مدیریت زمان، توصیه در هر زمینه‌ای مبتنی بر اهداف صورت می‌پذیرد. به‌محض اینكه اهداف و اولویتها مشخص شدند، زمان مورد نیاز برای آنها تخصیص می‌یابد. به این روش می‌توان برای شركت دانشجویان مجازی در آموزش درون شبكه‌ای برنامه‌ریزی كرده و از ایجاد اضطراب در آنها ممانعت به‌عمل ‌آورد. در این قسمت چند توصیه كلی برای دانشجویان مجازی ارائه می‌شود:
▪ اهداف باید كاملاً مشخص باشند: آموزش درون شبكه‌ای شیوه‌ای ساده و آسان برای گذراندن واحدهای درسی نیست. برآورد می‌شود كه دانشجوی درون شبكه‌ای ۱۲ تا ۱۵ ساعت در هفته درگیر تحصیل خواهد بود (گیلبرت، ۲۰۰۱). در نتیجه لازم است برنامه‌ریزی بر اساس آن صورت گیرد.
▪ مشخص نمایید، چه مقدار وقت برای مطالعه درون شبكه‌ای در اختیار است: ارزیابی واقع‌بینانه از وقت مورد نیاز برای انجام وظایف روزانه همچون انجام تكالیف درسی، رفت و آمد و رسیدگی به امور خانواده حائز اهمیت است. این ارزیابی به دانشجویان كمك می‌كند تا از گرفتن واحدهای درسی زیاد خودداری كنند. معمولاً دانشجویان اظهار می‌كنند كه تكالیف آنها در واحدهای درسی ثبت نام شده، به حدی زیاد است كه بسا ادامه‌ تحصیل را با مشكل روبرو می‌سازد.
● تعیین اهداف
هنگامی دانشجوی مجازی در آموزش درون شبكه‌ای به موفقیت دست می‌یابد كه اهداف مشخصی داشته باشد. ثبت نام در آموزش با هدف روشن، موجب جذابیت محیط یادگیری و ادامه تحصیل می‌شود.
بیشتر دانشجویان مسن صرفاً به منظور اخذ گواهی یا مدركی برای حرفه‌ خود در آموزش درون شبكه‌ای شركت می‌كنند. اگر چه ممكن است كه دانشجویان جوان‌تر در راستای رسیدن به اهداف شغلی در این نوع آموزش شركت نكنند، اما به‌پایان رسانیدن دوره جهت دریافت مدرك تحصیلی به خودی خود برای ایجاد انگیزه‌ در آنها كفایت می‌كند. در نتیجه، دانشجویان مجازی باید تشویق شوند كه برای شركت در آموزش و نیز ارزیابی نتیجه برنامه‌ها، اهداف روشنی را دنبال كنند. حتی اگر دانشجویان در پی تحصیل به منظور كسب مدرك باشند، داشتن اهداف واقع‌بینانه همراه با تعیین اولویتها می‌تواند به آنها در استفاده بهینه از وقت كمك كند.
برای مثال اگر هدف كلی در درس آمار كه به‌صورت درون شبكه‌ای برگزار می‌شود، دستیابی به نمره‌ قبولی و هدف واقعی دستیابی به فهم بیشتر از موضوعات گوناگون درس باشد، دانشجو می‌تواند به ارزیابی و اولویت‌بندی اهداف درسی اقدام نموده و سپس بر اساس یك زمان‌بندی منطقی برای آنها برنامه‌ریزی نماید. اغلب به مربیان توصیه می‌شود كه دانشجویان خود را تشویق كنند تا در ابتدای دوره به منظور كمك به تشكیل گروه در جهت اهداف یادگیری تشریك مساعی كنند. این فعالیتها مبنای مدیریت زمان را تشكیل می‌دهد.
لازم به ذكر است كه دانشجویان در برخورد با محیط باید انعطاف‌پذیر باشند: آموزش درون شبكه‌ای در جهان واقعی صورت می‌گیرد، یعنی دانشجویان در محیط خود به خلق فضایی می‌پردازند كه امكان یادگیری را فراهم می‌آورد. مسائل زندگی می‌تواند مانع از اجرای بهترین طرحها و تحقق اهداف و مقاصد شود. دانشجوی مجازی هنگامی كه با مشكلی مواجه می‌شود، برای آنكه از درس عقب نیفتد، باید با مربی تماس گرفته و او را مطلع سازد. مربی نیز لازم است انعطاف‌پذیر بوده و برای فائق آمدن بر موانع و مشكلاتی كه ممكن است مانع اتمام دوره تحصیلی شود، با دانشجویان همكاری نماید. البته این در صورتی است كه مربی نسبت به وجود مشكل مطمئن شود. بهانه‌های دانشجویان برای عدم انجام تكالیف در جهان درون شبكه‌ای تغییر كرده است. دانشجو دیگر نمی‌گوید كه «تكالیف را در خانه‌ام جا گذاشتم»، بلكه می‌گوید: ”رایانه‌ی من خراب شد“ یا ”من بر حسب اتفاق تكالیف خود را حذف كردم“ یا «تكنسینی به اشتباه هارد درایو مرا را دوباره فرمت‌بندی كرده است». چشم پوشی انحرافات جزیی دانشجوی مجازی در جریان كار از طرف مربی لازم است، اما در صورت تكرار بهانه‌ها، باید نسبت به آنها شك نمود و از دانشجویان دیگر درباره آنها سؤال كرد.
● تعیین اولویتها
به محض مشخص شدن اهداف می‌توان به اولویت‌بندی آنها پرداخت. دانشجویان باید بر حسب اهمیت و ضرورت اهداف، در صدد تحقق آنها برآیند. جدول مدیریت زمان وآموزش درون شبكه ای ، به دانشجویان كمك می‌كند تا بر حسب اهمیت كارها، به تقسیم بندی زمان بپردازند. در این قسمت به توضیح ابعاد نمودار یادشده پرداخته می‌شود.
▪ فاقد اهمیت و فوریت
بسیاری از دانشجویان عنوان می‌كنند كه برای انجام كارهایی همچون تماس تلفنی، تماشای تلویزیون و یا بازی رایانه‌ای نیاز به زمان‌بندی ندارند. این در حالی است كه برای انجام هر كاری بر حسب اهمیتی كه دارد، باید زمانی اختصاص داد.
اگرچه به‌نظر می‌رسد كه انجام كارهای یاد شده، ‌وقت افراد را به هدر می‌دهند،‌ اما برای رفع خستگی پس از یك كار روزانه، مورد نیاز است. بنابراین باید دانشجویان نسبت به این نوع كارها توجه داشته و زمانی را به آن تخصیص دهند. زیرا حتی با انگیزه‌ترین دانشجویان نیز نمی‌توانند به طور دائم به كار مشغول باشند. كارهایی از قبیل تماس تلفنی، تماشای تلویزیون و … به ما كمك می‌كند كه تجدید نیرو كرده و دوباره كارهای روزانه را ادامه دهیم. البته پرداختن به چنین كارهایی نباید به گونه‌ای باشد كه مانع پیشرفت شود.
▪ فاقد اهمیت اما فوری
فشار روانی كه بسیاری از دانشجویان در طی روز تحمل می‌كنند، بعضاً موجب حواس پرتی آنها می‌شود. به‌گونه‌ای كه نمی‌دانند دقیقاً چه كارهایی را انجام داده‌اند. درگیرشدن (مشغول شدن) در فعالیتهایی كه دارای اهمیت نیستند، اما فوری به نظر می‌رسند، باعث می‌شوند كه دانشجوی مجازی احساس كند، صرفاً در حال انجام كار كم اهمیتی بوده و كار زیادی به انجام نرسانیده است.
▪ مهم اما غیر فوری
كار با این طبقه مشكل است، زیرا اغلب كارها تا زمانی كه فوریت پیدا نكنند، به تعویق می‌افتند. مثلاً شروع انجام تكلیف یا نوشتن مقاله مهم است، اما اگر در انجام آنها عجله‌ای نباشد، فوری محسوب نمی‌شود. واداشتن دانشجویان به انجام همه تكالیف درسی در مدت زمانی كوتاه ممكن نیست، اما این امر در درازمدت امكان‌پذیر است. مثلاً انجام هر یك از تكالیف درسی به نوبت تا پایان ترم، روشی سودمند است. بدین ترتیب فعالیتهای مهم در میان موضوعات مختلف گم نمی‌شوند.
● مهم و فوری
تعیین ضرب‌الاجل برای انجام كار موجب ایجاد انگیزه در بسیاری از دانشجویان می‌شود. مهلت زمانی مشخص شده برای ارسال تكالیف، نوشتن مقاله یا پاسخ‌گوئی به بحثهای درون شبكه‌ای، اهمیت و فوریت كار را افزایش می‌دهد. با این حال برای عده‌ای از دانشجویان تعیین ضرب الاجل خوشایند نبوده و به تشكیل گروه صدمه می‌زند. مثلاً اگر مهلت ارسال تكالیف را تا یك هفته تمدید كنند، در صورتی كه مطابق با مهلت زمانی تعیین شده قبلی، بیشتر دانشجویان اقدام به ارسال آنها كرده باشند، ممكن است از اینكه نمی‌توانند از مهلت زمانی تمدید شده در جهت ارائه‌ هر چه بهتر تكالیف درسی استفاده نمایند، ناراحت شوند.
بسیاری از دانشجویان مجازی همانند دانشجویان كلاسهای حضوری، ترجیح می‌دهند، انجام تكالیف درسی خود را تا آخرین فرصت به تعویق اندازند كه این امر مشكلاتی را در خصوص تشكیل گروه به وجود می‌آورد.
مدیریت مناسب زمان و تعیین اولویتها در برخورد با نیازها و تقاضاهای آموزش درون شبكه‌ای برای شكل‌گیری گروه یادگیری بسیار حیاتی است. اگر دانشجویان متعهد نباشند كه به مطالعات خود بیش از دیگر فعالیتهای غیرمهم و غیرفوری اولویت دهند، دیگر اعضای گروه به‌واسطه عدم حضور آنها دچار مشكل خواهند شد.
● تخصیص وقت برای مطالعه و تعامل درون شبكه‌ای
گیلبرت (۲۰۰۱) متذكر می‌شود كه ابزارهای مؤثری برای مطالعه وجود دارد، خواه آموزش به‌صورت درون شبكه‌ای باشد و خواه به شكل حضوری و رو در رو. او رویكرد پیش نگری، بررسی و بازنگری را پیشنهاد می‌كند. پیش‌نگری به‌معنای توجه و نگریستن به كل دوره آموزش قبل از شروع آن است و شامل خواندن و مروری بر رئوس مطالب، برنامه‌ریزی پیش از انجام تكالیف، نوشتن مقالات، شركت در امتحانات و هر جلسه‌ گفتگوی برنامه‌ریزی شده است. بررسی به معنای نحوه انجام تكالیف درسی و به روزبودن آن است. بازنگری، كل فرایند یاددهی –یادگیری را در بر می‌گیرد و شامل مرور مقالات مورد بحث و دیگر موارد به‌منظور آمادگی برای امتحانات و آزمونهای كوتاه جواب، نوشتن مقالات، درگیری در فعالیتهای گروهی كوچك و تمركز بر دانش كسب شده و آموزه‌های پیشین می‌شود. برای بازنگری، دانشجویان باید به همه‌ مواد درسی و جزوات دسترسی پیدا كنند. انجام این كار به‌صورت درون شبكه‌ای ساده‌تر است، زیرا عمده مواد آموزشی كه در سرتاسر ترم تدریس می‌شود، در وب سایت برنامه‌ درسی قابل حصول است.
در هر كلاس ممكن است روش آسان برای دانشجویان حذف نكات كم اهمیت و صرفاً انجام تكالیف درسی مهم برای گذرانیدن واحد درسی باشد. اما گیلبرت بر این عقیده است كه به‌منظور یادگیری اصولی مطالبی كه تدریس می‌شود، دانشجویان باید به مفهوم آنچه مربی ارائه می‌كند، توجه كرده، اطلاعات جدید را با اطلاعات قبلی پیوند دهند و حقایق و اطلاعات كلاسی را به تجارب كسب شده در زندگی واقعی مرتبط كنند. به این ترتیب زمینه‌ای برای آنها فراهم می‌شود كه به تفكر انتقادی و یادگیری عملی دست یابند.
به‌منظور رسیدن به تفكر انتقادی در فرایند آموزش درون شبكه‌ای، دانشجوی مجازی باید اوقاتی را در طی هفته برای یادگیری مطالب اختصاص دهد. صرف تنها یك روز در هفته برای خواندن و انجام تكالیف درسی كافی نخواهد بود و به‌طور متوسط ۲ تا ۳ بار در هفته نیاز است كه درخصوص ارسال مطالب مورد یادگیری و مراوده با گروه اقداماتی صورت گیرد. دانشجویان در زمان كوتاه قادر به پاسخگویی به همه همكلاسی‌های خود برای كمك به یادگیری نیستند. بنابراین دانشجوی مجازی باید برای رسیدن به یادگیری درون شبكه‌ای اثر بخش و كارآمد تلاش نماید. دو بعد اثربخشی و كارآمدی در خصوص انجام كارها ، را می‌توان در شكل یك مورد مطالعه قرار داد‌.

● انجام كارهای كم اهمیت به شكل ضعیف
اگر دانشجویی كارهای كم اهمیت را درست انجام ندهد، اثر بخشی كمی داشته و زیاد كار آمد نخواهد بود. به‌جای انجام كارهای كم اهمیت دانشجو باید تلاش كند كه به وظایف مهم بپردازد.
● انجام كارهای مهم به شكل ضعیف
اگر كارهای مهم به شكل ضعیف انجام شوند، نشانگر اثربخشی بالا اما كارآمدی كم خواهد بود. انجام كارهای مهم به شكل ضعیف،‌ نتیجه‌ای ندارد. مثلاً وقتی دانشجویی تكالیف درسی خود را با تأخیر انجام می‌دهد، به نتیجه سودمندی نمی‌رسد. برای افزایش سطح كارآمدی نیاز است كه در روند انجام تكالیف،‌ بازنگری شود. باید دانست كه در این مورد نمی‌توان بر اساس قاعده خاصی عمل كرد و شیوه‌های مختلفی جهت افزایش كار آمدی وجود دارند. اما بعضاً دانشجویان اظهار داشته‌اند كه چنین چیزی به ما گفته نشده است. انجام تكالیف زیر حد استاندارد صرفاً موجب می‌شود كه دانشجو به ادامه فعالیتهایی بپردازد كه به یادگیری اثر بخش كمك نخواهد كرد. دقیقاً همانند كلاس حضوری، ایجاد ارتباط در كلاس درون شبكه‌ای حائز اهمیت است و انجام تكالیف دلیل بر گرفتن نمره‌ خوب در درس نیست.

● انجام درست كارهای كم اهمیت
اگر «دانشجویی كارهای كم اهمیت را درست انجام دهد»، نشانگر اثربخشی كم و كارآمدی بالا خواهد بود. همانند انجام كارهای مهم به شكل ضعیف، انجام درست كارهای كم اهمیت، نتیجه‌ای در بر ندارد.
بعضاً دانشجویان وقت زیادی را صرف ارائه‌ كاری می‌كنند كه كاملاً بی ارتباط با برنامه درسی است، و وقتی آن را به عنوان كاری غیر قابل قبول باز می‌گردانیم، دچار شوك می‌شوند. بنابراین منطقی آن است كه آنها وقت خود را صرف انجام كارهایی كنند كه با ارزش است.